Rechnungen elektronisch versenden - Was ist zu beachten?

02.02.2015, Kategorien: ecommerce


Vorraussetzung für den elektronischen Rechnungsversand

Nicht nur die Möglichkeit des Einkaufens vom Rechner aus stellt seit langem eine große Vereinfachung für Versandhändler und Konsumenten dar,  auch die übrigen Aspekte des Versandes mitsamt Logistik und Rechnungswesen werden fortlaufend erleichtert. Dazu gehört spätestens seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 auch das Ausstellen einer elektronischen Rechnung. Diese spart nicht nur beiden Seiten Zeit, sondern auch Geld für Porto und Verpackung; zudem nutzt sie dem Umweltschutz in hohem Maße durch das Entfallen von Versendungsmaterial und Transport.

Dabei gilt es beim versenden elektronischer Rechnungen einige Punkte zu beachten, nicht zuletzt deswegen, weil es dabei in der Vergangenheit immer wieder zu vermeidbaren Rechtsstreitigkeiten zwischen Händlern und Kunden kam. Beispielhaft dafür ist ein BGH-Urteil aus dem Oktober 2014, bei dem entschieden wurde, dass Onlineanbieter eine Papierrechnung stellen müssen, wenn sie dasselbe Produkt auch im stationären Handel verkaufen. Für eine solche Papierrechnung dürfen sie auch keine gesonderte Gebühr verlangen, auch wenn diese in den AGB steht.

Wenngleich die meisten E-Commerce-Betreiber ohnehin als „Nicht-Stationäre-Anbieter“ kein Teil einer solchen Regelung sind und sie lediglich eine elektronische  Rechnung stellen müssen, sind für die Vorgaben nach § 14 Abs. 1 UStG („Echtheit der Herkunft der Rechnung, Unversehrtheit des Inhaltes und ihre Lesbarkeit“) folgende Regelungen einzuhalten:

Vorraussetzung für den elektronischen Rechnungsversand im Überblick:


1. Zustimmung des Rechnungsempfängers:

Diese kann am einfachsten über die AGB eingeholt werden. Wenn eine entsprechende Klausel in den AGB vorhanden ist und der Kunde diese auch akzeptiert hat, gilt dies als Zustimmung. Eine gesonderte Einwilligung oder die Pflicht zum Ausstellen einer Papierrechnung entfällt damit. Als Mustertext kann bespielsweise der Hinweis "Der Kunde stimmt zu, dass er Rechnungen elektronisch erhält. Elektronische Rechnungen werden dem Kunden per E-Mail im PDF Format übersandt." in die AGB des Shopbetreibers eingefügt werden.

2. Elektronisches Format der Rechnung:

Am gängigsten sind unveränderbare pdf-Dateien, welche nicht unbedingt als Anhang, sondern auch als Link zu einem Download verfügbar gemacht werden. Aber auch andere elektronische Formate wie jpg, gif oder png sind möglich. Der bloße Versand in der Email an sich genügt jedoch nicht. Weiter zu beachten ist, dass eine solche elektronische Rechnung nach § 14b UStG für zehn Jahre archiviert werden muss. Zum Versand solcher gesicherter und protokollierter Mails haben sich in der Anwendung unterschiedliche Anbieter etabliert.

3. Garantie zur Echtheit der Herkunft:

Zum Nachweis der Identität des Rechnungsausstellers und der Lesbarkeit muss eine Prüfverbindung zwischen der Rechnung und der Erbringung der Leistung bestehen. Am einfachsten ist dies mit der Nutzung einer digitalen Signatur erfüllbar, diese ist aber nicht zwingend vorgegeben.

Abgesehen davon sind bei einer elektronischen Rechnung alle Vorgaben einzuhalten, die auch an eine gängige „Papierrechnung“ gestellt werden, die Lesbarkeit bezieht sich dabei auf die Vorgabe, dass ein Mensch die Rechnung problemlos lesen können muss.

Bei Fragen zum Thema elektronischer Rechnungsversand schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an kontakt@gepruefter-webshop.de oder kontaktieren uns telefonisch unter der bekannten Rufnummer.


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